Mortalmente productivos
El primer paso para ser mas productivos es darse cuenta que, desafortunadamente, somos mortales.
Si tuviera que elegir una prioridad/deseo para 2023, seguramente sería gestionar mi tiempo mucho mejor. He leído o me han contado técnicas para poder ser en teoría más productivo (El Club de la 5 de la mañana, 30 días-Cambia de hábitos, La revolución de la productividad, Cómo dejar de posponer, Organízate con eficacia, Primero lo primero….) pero con todas las supuestas técnicas de “productividad extrema” he acabado frustrado.
Lo mismo le ha pasado al autor del libro que os cuento hoy. Y este sí me ha funcionado.
Os recomiendo que estas Navidades lo pidáis como regalo y leáis. :-)
Seguramente muchos de vosotros os habéis encontrado mas de una vez en situaciones donde no llegáis a completar ningún objetivo del día, ni del mes ni del año: muchos objetivos se quedan sin empezar, otros por la mitad, otros se acaban pero mal, y al final acabáis frustrados y con un sentimiento de vacío. Se nos ha concedido la capacidad mental de elaborar planes infinitamente ambiciosos, pero no el tiempo suficiente para ponerlos en práctica, decía Séneca.
Durante la mayor parte de la historia, el ser humano quería ser rico para no trabajar más. Pero ahora, estar o parecer ocupado se ha transformado en la opción de muchos seres humanos, y sin embargo los estudios empíricos más reciente concluyen que cuanto más rico es uno, es mucho más probable que desarrolle ansiedad por no poder llegar a realizar todas lo que uno se había propuesto. Es decir, riqueza y ansiedad correlacionan positivamente.
Un estudio reciente de la Universidad Virgina Tech analiza con más de 400 empleados de diversos sectores económicos los efectos de los correos electrónicos en el bienestar de una persona y su entorno próximo. La conclusión principal: la necesidad de estar siempre conectado, aunque no sea de forma explícita, conlleva un tipo de agobio específico, que llaman e-ansiedad, y esto afecta a los empleados y a sus allegados.
El capitalismo necesita que apalanquemos nuestro tiempo, nuestras habilidades y nuestros recursos con el único fin de recibir los mayores beneficios económicos posibles.
Pero esto no fue así siempre: si tu fueras un campesino medieval en Inglaterra, tus problemas habrían sido trabajar de sol a sol para el dueño de la tierra que tu labrabas, hacer pagos a la Iglesia, y en tus ratos libres, luchar contra las varias pestes que asolaban por aquellos años. Como el trabajo en el campo era infinito, no había necesidad de completar ninguna tarea. Los habitantes de aquella época no tenían problemas con el tiempo, porque no consideraban su vida con un limite temporal, sino como un período previo a la eternidad.
Pero con el surgimiento del modernismo secular, fue tomando cuerpo el concepto de escepticismo sobre la vida después de la muerte, y así los seres humanos empezaron a pensar más en cómo sacarle partido a su vida en la Tierra.
El desarrollo de la mecánica para construir relojes, junto con la Revolución Industrial permitió introducir el concepto de pagar al trabajador por horas, hecho que implicaba aumentar los beneficios (antes se pagaba por un término vago denominado “dia de trabajo”). Y así es como el tiempo pasó a ser un recurso, algo que podía ser usado en lugar de algo de lo que está hecho la vida humana: el filósofo Martin Heiddeger de hecho sostenía que “el ser humano simplemente ES el tiempo limitado que pasamos en este planeta”.
La paradoja de la limitación
Nuestros antepasados, al no tener relojes y además pensar en su vida como eterna, tenían seguramente muchos problemas, pero seguro que no sufrían de un problemón actual: la sensación (y la realidad) de no tener tiempo para casi nada , y de cómo conciliar vida laboral y profesional (work- life balance).
Las librerías están llenas de libros de autoayuda (como los que mencioné al principio) sobre cómo gestionar el tiempo. Oliver Burkeman, autor del libro que os recomiendo ahora, Gestión del tiempo para mortales, se los leyó todos y practicó con todas sus técnicas: compró gadgets electrónicos que prometían milagros para optimizar el tiempo, aplicó la teoría de los bloques de 15 minutos, segmentó su vida en prioridades A, B, C...y llegó a pensar que estaba a punto de ser capaz de controlar y gestionar su tiempo de una manera óptima.
El universo está lleno de maravillas, dice Burkeman, pero pocos gurús de la productividad se dan cuenta que el objetivo principal de nuestra actividad frenética debería ser disfrutar más de esas maravillas.
Pero para Burkeman ese día para disfrutar de las maravillas del mundo nunca llegaba: pronto descubrió que cuando se volvía tremendamente eficiente a la hora de responder correos electrónicos pendientes, lo que ocurría era la contrario: empezaba a recibir todavía más. Y se dio cuenta que cuanto más intentaba conquistar su tiempo, más frustrado, estresado y vacío se sentía. A esto lo llamó la paradoja de la limitación (paradox of limitation).
El antrópologo Edward Hall señaló en una ocasión que en el mundo moderno, el tiempo es como una cinta transportadora que no se detiene y que nos trae nuevas cosas que hacer en cuanto acabamos con las que tenemos entre manos. Ser más productivos no parece hacer más que acelerar el ritmo de esa cinta, o que en última instancia, se rompa.
Si aplicamos lógica básica, en un mundo con lavaplatos, microondas, y motores de reacción, el tiempo debería parecer más vasto y abundante, gracias a todas las horas que han quedado libres.
La productividad es una trampa. Ser más eficiente solo consigue que vayas más acelerado. Y como decía el humorista C Northcote Parkinson, quien acuño la ley de Parkinson:
“El trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible para completarlo”.
La mayoría de expertos en productividad nos proponen fórmulas para seguir creyendo que llegar a todo es posible. Pero seguro conocéis la parábola de piedras en el frasco, del libro “Primero es lo primero” de S.Covey (1994) y que se va repitiendo en todos los foros sobre productividad: llega un profesor a clase con varias piedras grandes, unos cuantos guijarros, una bolsa de arena y un gran frasco de vidrio. El profesor plantea a su alumnos un reto: ¿son capaces de meter todas las piedras, los guijarros y la arena en el frasco?. Los estudiantes empiezan metiendo primero los guijarros y la arena, solo para darse cuenta que las piedras grande no entran. Al final, el profesor les muestra la solución: coloca primero las piedras grandes, luego los guijarros y por último la arena, para que los elementos pequeños vayan a parar a los espacios que quedan entre los grandes.
La moraleja es que si sacas primero tiempo para las cosas importantes, conseguirás hacerlas todas y tendrás tiempo para las menos importantes. Pero según Burkeman, esto es MENTIRA: el profesor está amañando la presentación, trayendo al aula unas pocas piedras que sabía que cabrían en el frasco. El problema real con la gestión del tiempo es que no es que se nos de mal priorizar las piedras grandes. El problema es que hay muchas y algunas ni siquiera están cerca del frasco. El reto es qué hacer cuando hay demasiadas cosas que parecen importantes y que podrían considerarse piedras grandes.
Cuando uno asume que nunca será capaz de cumplir con todo lo que se propone, empiezas a focalizar en lo realmente importante.
Veamos las 5 claves que nos ofrece el libro.
Cinco claves
CLAVE 1 : Asumiendo nuestra finitud, podremos cultivar una vida plena (y más productiva)
Para una esperanza de vida media de 80 años, vivimos en la Tierra unas 4000 semanas. Darte cuenta que tu vida es limitada no debe mortificarte. Deberías considerar un milagro que ahora estés vivo, en la Tierra, pudiendo leer esta nota: darte cuenta de tu limitación temporal, esa finitud, es aceptar que cualquier elección que hagas con tu tiempo, requiere sacrificios…. pero lo bueno es que en lugar de sentir decepción por esto, tus elecciones pueden simbolizar un compromiso con lo que más te importa.
Una frase del libro ejemplifica esto:
“Hay que darse cuenta que solo podremos hacer pocas cosas en la vida. Conformarse no es negativo. La comodidad hace las cosas más fáciles, pero no tiene en cuenta que a veces lo que más se valora de una situación es que sea fácil: aceptar que no podré ser al mismo tiempo el mejor padre del mundo, el mejor esposo del mundo, el mejor empleado del mundo, el mejor corredor de maratones del mundo, hacer retiros espirituales frecuentes, y servir de manera altruista a tu comunidad…..aceptar que todo eso no podrás hacerlo al mismo tiempo es SANO. Y eso te permite focalizar en lo realmente importante, y de paso, ser más productivo.”
Enfrentarse a lo limitado de nuestro tiempo también pone de manifiesto que la libertad a veces no está en alcanzar mayor soberanía sobre nuestro horario, sino en dejarse limitar por los ritmos de la comunidad. Los alemanes tienen una palabra para esto: Eigenzeit, o el tiempo inherente a un determinado proceso.
CLAVE 2 : LLEGA A SER MEJOR PROCRASTINADOR, PRIORIZANDO OBJETIVOS.
Lo que tenemos que hacer es limitar al máximo el concepto de tareas “work in progress”. En lugar de esperar al momento perfecto (que nunca llegará) para realizar una tarea importante, limita las tareas abiertas y pendientes. Cuantas más tengas, más tentación tendrás de ir saltando de una en una cuando en otra tengas problemas o sea aburrida. Asi nunca acabarás nada. Divide tu proyecto importante en subproyectos más fáciles de realizar.
Evita al máximo prioridades de segundo orden (second tier priorities). No tendrás tiempo de realizarlas nunca. Aprende a decir no. Si una propuesta laboral o tarea, o hobby, no está en tu top 5 de prioridades, simplemente di NO.
CLAVE 3 : CONTROLA UN POCO TUS DISTRACCIONES.
No es posible controlar las constantes distracciones proporcionadas por el móvil, gadgets tecnológicos, o redes sociales. La atención plena tampoco es útil, porque está comprobado por la neurociencia que la atención involuntaria ha sido crucial en la evolución del homo sapiens.
Lo cierto es que cuando hacemos algo que queremos y nos importa, puede causarnos malestar o incertidumbre y la razón es que eso nos enfrenta a nuestras limitaciones: es posible que pensemos que no tenemos la capacidad suficiente, o que un vecino esté en obras y haga ruido. Y esos momentos son justo cuando podemos sucumbir a las tentaciones de distraernos.
Si eres consciente de este hecho, podrás gestionar mucho mejor esos momentos.
Acciones útiles sobre el móvil:
Pon en blanco y negro la pantalla
Lee libros en e-books (o físicos)
Quita las apps de redes sociales
En general compra gadgets diseñados para una sola funcionalidad.
CLAVE 4 : VIVE EL PRESENTE, MAS QUE PARA EL FUTURO.
Es un hecho que somos bastante mediocres a la hora de estimar el tiempo que nos llevará realizar una tarea. De hecho esto tiene nombre. Ley de Hofstadter.
Estamos continuamente planificando la agenda, cada minutos de nuestra vida, pero la vida y sus acontecimiento son azarosos. La planificación obsesiva lleva al concepto mental de “cuando yo finalmente” (“When-I-Finally”)….nos decimos a nosotros mismos que “cuando yo finalmente acabe X, haré Y”. Nuestro presente está continuamente luchando para conseguir un hipotético futuro que nunca llega.
Es verdad que no es fácil conseguirlo, pero en lugar de regañearte por no ser capaz de disfrutar el presente, piensa que solo está viviendo el presente.
CLAVE 5 : PRACTICA LA TERAPIA DE INSIGNIFICANCIA CÓSMICA.
Si te estás preguntando sobre cómo resolver tu próximo problema, piensa que, realmente, los ojos del universo, lo que hagas con tu tiempo es irrelevante. Estamos biológicamente construidos para percibir el universo desde nuestro propio punto de vista, pero en el gran esquema del universo, nuestras vidas, individualmente consideradas, son completamente insignificantes.
Lo anterior , el autor acepta que pueda parecer un pensamiento terrible. Muchas personalidades han conseguido cambiar por si solas el mundo, pero pensando así, relativizando nuestra existencia, es como justamente podremos liberarnos del agobio diario y de los corsés que nos autoimponemos, y tener una vida realmente llena de sentido. Bajo los ojos de la terapia de insignificancia cósmica, cualquier tarea es igualmente de importante que, por ejemplo, dar un biberón a un bebé.
No importa que no seas tan talentoso como Mozart o Einstein: a los ojos del universo, escribir un libro, dar una charla a tus empleados, aceptar la crítica de un jefe, o salir a hacer deporte con amigos, son maneras igualmente válidas para vivir tus 4000 semanas en la Tierra.
Y acabo con un caso real que rompe con todo lo que expone Burkeman en su libro. Es la historia de Carlos Rebate , que nos cuenta en su blog. El Sr Rebate es director de transformación en Securitas, conferenciante y autor de libros, pero os recomiendo leer su biografia. Entre otras cosas nos cuenta que tiene 2 carreras, 2 doctorados, PDD del Iese, varios Masters en Management, ha recorrido medio mundo, ha desarrollado su propia metodología de creatividad, tiene el sueño de ser Ironman (ya lleva 5 maratones en sus piernas), está trabajando en una nueva modalidad de triatlón que incorpora malabares y meditación, colabora con proyectos de innovación social, frega platos y planta árboles en centros de acogida, ha desarrollado tecnología para personas con discapacidad, ha dado charlas en centenares de eventos, teatros, circos, Harvard, Tedx,Google, y fruto de todo lo anterior ha escrito 4 libros sobre creatividad, emprendimiento, influencia y futuro del trabajo. Como resultado de todo lo anterior , ha desarrollado una metodología de gestión de tiempo basada en un pentágono y que explica en su libro Tu empresa secreta.
Que pensáis? ¿Tiene razón Burkeman con su racional sobre lo limitado del tiempo y que seamos honestos para reconocer que no podremos llegar a todo, o sois más del perfil de entender la productividad como Carlos Rebate? ¿Sois mas Burkemans o Rebate?
Os deseo un 2023 lleno de productividad, disfrute del tiempo, y de las maravillas que nos ofrece la Tierra :-)
La paradoja de la limitación es buenísima.
Este libro ya esta en mi Kindle!!!
Solo se que me he convertido en una socia mas del club de las 5 de la mañana, no por decisión propia si no por un nuevo habito en mi fisiología del sueño, y son 2 horas de creatividad voraz.
En la Jungla que somos, me resulta util ser metódica y algo egoísta con mi tiempo. Reservar un espacio de 1 hora a diario para lo importante, pensar sola, en mis cosas. [y mira que sueño con ser anárquica y desorganizada]
Y en el polo opuesto, estar con la multitud, tejer relaciones robustas con la gente de mi entorno para alinearnos. Esto multiplica mi productividad, porque otros hacen cosas que les toca hacer. El compañerismo es lo que mas valoro, y si no lo tengo sufro. Esto nos hace a todos mas productivos, porque colaboramos. Y ojo que a veces cargamos al que nunca dice no o siempre dice si, hay que equilibrar.
Y no creo en los super-hombres o mujeres que hacen tantísimas cosas , bueno igual en las super-mujeres si (jiji, es broma), no existen como tal. Ser el mejor es cuestión de dedicarle tiempo y esfuerzo, [que la inspiración te encuentre trabajando. Picasso fue sabio al decir esto] y estar cualificado, estudiado y leído, y rodeado de buenos profesionales o con decisión y ganas [uf! Este sería el mundo ideal...a veces pasa] Pero tener presente que el tiempo es finito es imprescindible porque si no la tendencia es que si tienes 6 horas necesitas 6 y si tienes 2 días necesitas 2 días.
Las super estrellas son escasísimas. Solo operan a corazon abierto una minoría, y yo desde luego, no.
Y luego están las personas con altas capacidades, el smart guy de la oficina, que mola tenerlo cerca. A ese si que le cunde el tiempo porque piensa a mas velocidad. Desde luego yo no soy super nada, aunque puedo un día concreto ser un super todo, eso es lo divertido.
Tiempo, espacio, mesura, intención, conocimiento, iniciativa-prudencia (oximoròn), sabiduría y humor = productividad.
Te responderé cuando haya leido los 2. De momento me ha hecho gracia el "no ficción" pegado al titulo de "Gestión del tiempo para mortales" en Amazon. Feliz 2023 y espero que nos gastaremos algunas horas de tiempo en aficiones comunes :-) Y en debatirlas :-D